ניהול פרויקטים בתוכנת MONDAY

Monday.com התוכנה האולטימטיבית לניהול משימות ופרויקטים

בעולם העסקים והניהול המודרני, הצורך בניהול משימות יעיל הופך להיות קריטי יותר מתמיד. Monday.com הוא פתרון גמיש וטוב המאפשר לארגונים, צוותים ועסקים קטנים לנהל את המשימות שלהם באופן ויזואלי ונוח.

במאמר זה, נסביר כיצד ניתן להשתמש ב-Monday.com לניהול פרויקטים בצורה אפקטיבית, תוך התמקדות בתכונות המרכזיות של הפלטפורמה. אם אתם מחפשים הטמעת Monday כדי לשפר את תהליכי ניהול הפרויקטים שלכם, זה יהיה מאמר טוב להתחיל ממנו.

יצירת פרויקט חדש ב-Monday.com

השלב הראשון בשימוש ב-Monday.com הוא יצירת Workspace (סביבת עבודה), אשר תשמש כמרחב עבודה לניהול פרויקטים שונים. לאחר יצירת סביבת העבודה, ניתן להוסיף Boards (לוחות) המאפשרים מעקב אחר משימות באופן שיטתי ומסודר.

לוח יכול להיות "פרטי" ואז רק מי שיצר אותו רואה את המידע (אפילו האדמין לא רואה לוחות פרטיים).

לוח מסוג זה מתאים לניהול מידע רגיש אותו לא נרצה לשתף בשלב זה או בכלל עם אף גורם בארגון, או רק עם מספר מוזמנים שנזמין נקודתית ללוח. אייקון הלוח יהיה עם מנעול וזאת תהיה האינדיקציה שמדובר בלוח פרטי.

סימון לוח פרטי על ידי מנעול, במערכת מאנדיי

*שאלות בנושא - מוזמנים לפנות דרך הלינק

לוח "שיתופי" – לוח זה מאפשר לנו להתנהל בשיתוף עם ספקים ומשתמשים מחוץ לארגון ולקבל מהם עדכונים ולאפשר להם להקים משימות משלהם ככה שנוכל לשפר את התקשורת גם עם גורמים מחוץ לארגון. תכונה זו מבוקשת מאוד ומשפרת משמעותית את התקשורת מקצה לקצה בפרויקטים ולכן מומלץ מאוד להבין אותה ואת המגבלות שלה ולדעת לנצל אותה כראוי.

אייקון הלוח יהיה עם סימן שיתוף וזאת תהיה האינדיקציה שמדובר בלוח משותף.

**טיפ חשוב, לפני שתזמינו אורח ראשון ללוח מסוים, מציע להזמין מייל פרטי שלכם שלא רשום בחשבון המאנדיי ולראות איך תתקבל אצל האורח ההזמנה, מה ואיך הוא יראה את המידע.

סימון לוח משותף על ידי סימן שיתוף, במערכת מאנדיי

הזמנת אורחים בצד ימין, האפשרות תופיע רק בלוח משותף

*שאלות בנושא - מוזמנים לפנות דרך הלינק

לוח "עיקרי" לוח זה יוצג לכל בעלי הרישיונות בארגון שהוזמנו לסביבה שהקמנו.

כל משתמש חדש שיתווסף לסביבה יוכל לראות לוחות עיקריים.

דוגמה מעשית

חברת "העוגיות של בן" מעוניינת לעקוב אחר תהליך פתיחת סניפים חדשים. בעזרת Monday.com, החברה יוצרת סביבת עבודה חדשה ומזמינה את כל בעלי העניין שצריכים להיות מעורבים בפרויקטי פתיחת הסניפים.

מנהל הפרויקט יכול להקים לוח חדש בשם "פתיחת סניפים חדשים" בתוך הלוח ניתן לחלק את המידע לקבוצות שונות לפי אזורים גאוגרפיים /התקדמות/ חשיבות ואז לראות את המידע בצורה מסודרת שתבליט לנו מה שחשוב להבליט.

שימוש בתבניות מוכנות או יצירה מאפס

מערכת Monday.com מציעה מאגר רחב של תבניות המותאמות לצרכים שונים, כגון ניהול אירועים, מעקב אחר קמפיינים שיווקיים, תכנון פרויקטים ועוד. ניתן גם להתחיל מלוח ריק ולהתאים אותו לפי הצרכים הספציפיים של הארגון.

תבניות אלו חוסכות המון זמן SETUP ומומלצות מאוד בהקמת לוחות.

כאשר נייצר לוח חדש יש אפשרות לייצר מטמפלייט, לאחר שנעבור לעמוד הטמפלייטים בצד שמאל קיימת חלוקה לפי נושאים.

הטמפלייט יכיל לוח או כמה לוחות מחוברים, קבוצות לחלוקת המידע, עמודות נבחרות שכדאי להציג, תצוגות ללוח (בכל תצוגה ניתן להבליט עמודות שונות ככה שנוכל לבחון את המידע מכמה זוויות ולקבל החלטות נכונות), טפסים ודשבורדים להצגת המידע.

דוגמה מעשית

במקום להקים לוח חדש מאפס, "העוגיות של בן" בחרו להשתמש בתבנית לניהול חנויות קמעונאיות. כך הם חוסכים זמן ומקבלים מבנה מוכן שניתן להתאים בקלות.

ארגון משימות לפי קבוצות ותתי-משימות

המערכת מאפשרת חלוקה חכמה של הפרויקט לקטגוריות באמצעות Groups (קבוצות), כאשר כל קבוצה כוללת Items (משימות) ויכולה לכלול Subitems (תתי-משימות).

דוגמה מעשית

בפרויקט פתיחת חנות הדגל של "העוגיות של בן" בניו יורק, הצוות מחלק את הלוח לקבוצות עיקריות:

תכנון אירוע הפתיחה
גיוס עובדים
בניית החנות

תחת "תכנון אירוע הפתיחה", המשימה "שבירת שיא גינס לעוגייה הגדולה בעולם" כוללת תתי-משימות כגון רכישת 17,000 ש"ח של קמח אורגני, השכרת תנור תעשייתי ויצירת קשר עם נציג גינס.

מעקב אחר התקדמות העבודה

באמצעות עמודות חכמות ניתן לבצע מעקב אחרי כל שלב בפרויקט. לדוגמה, ניתן להשתמש בעמודות כמו:

עמודת PEOPLE – להקצאת אחראים לכל משימה
עמודת Status – לסימון סטטוס המשימה (הושלם, בתהליך, תקוע וכו').
עמודת Dates – לניהול דד-ליינים ומשימות דחופות.

דוגמה מעשית

החברה ממנה את מייקל ובוב כאחראים למשימה "שבירת שיא גינס", ומעדכנת את הסטטוס ל"בעבודה".

במידה והם נתקלים בקשיים, ניתן לשנות את הסטטוס ל"תקוע" ולקבל על כך התראה אוטומטית.

תצוגות חכמות לניהול מידע

מערכת Monday.com מציעה אפשרויות תצוגה מגוונות כגון Kanban, טבלאות, ודשבורדים אינטראקטיביים כדי להקל על הבנת הנתונים.

דוגמה מעשית

מנהל הפרויקט מחליט להשתמש בתצוגת Kanban כדי לראות אילו משימות הושלמו ואילו תקועות. הוא גורר את "תחרות אכילת העוגיות" לעמודת "הושלם", ובכך מעדכן את הצוות בזמן אמת.

שיתוף פעולה ותיעוד תקשורת במקום אחד

אחת הבעיות הנפוצות בניהול פרויקטים היא אובדן מידע בתוך תכתובות אימייל מרובות. Monday.com מציעה פתרון בכך שהיא מאפשרת שיחות ישירות בתוך כל משימה בשדה "עדכונים".

בכל משימה קיימת "בועת צ'אט" עליה ניתן להקליק עם העכבר, ברגע שנקליק נועבר ל"עדכונים", בעדכונים ניתן לעשות MENTION ובעצם לתייג חברים בלוח ולרשום להם מסר כלשהו.

מי שתוייג יקבל התראה בהתאם להגדרות הפרופיל שלו ויוכל להגיב.

דוגמה מעשית

המנהל שולח תגובה ישירות בתוך המשימה של "רכישת קמח" וכותב: "נא לוודא שהקמח אורגני בלבד". כעת כל הצוות יוכל לראות את ההנחיה ולפעול בהתאם.

יצירת דוחות ודשבורדים לניהול חכם

באמצעות Dashboards, ניתן לקבל תמונה רחבה של כל הפרויקט במקום אחד. המערכת מאפשרת יצירת דוחות וגרפים המסכמים את התקדמות העבודה.

תוסף (WIDGET) מומלץ הוא גרף הסוללה שמראה סוללת התקדמות במשימות, על כל צבע בסוללה ניתן להקליק ולראות על איזה אייטמים מדובר ולעדכן.

דוגמה מעשית

במקום להיכנס לכל לוח בנפרד, מנכ"ל "העוגיות של בן" יוצר דשבורד מרכזי שמציג את הסטטוס של כל 10 החנויות החדשות המתוכננות להיפתח.

שכפול לוחות לפרויקטים חוזרים / יצירת טמפלייטים

כאשר יש צורך בניהול פרויקטים דומים, ניתן לשכפל לוחות שלמים / או לייצר טמפלייט פרויקט ולחסוך עבודה ידנית.

דוגמה מעשית

לאחר שהפרויקט של חנות ניו יורק הסתיים בהצלחה, החברה משכפלת את הלוח ומעדכנת את שמו ל"פתיחת סניף בשנגחאי".

בנוסף ניתן לשמור טמפלייט של משימות קבועות מחולקות לקבוצות (חבילות עבודה), כולל הקשרים בינהן, כולל משך המשימות וככה לחסוך המון זמן ב SETUP של פרויקט חדש.

שימוש באוטומציות לחיסכון בזמן

באמצעות כלי האוטומציה של Monday.com, ניתן להגדיר חוקים שמבצעים פעולות אוטומטיות, כמו שליחת התראות בעת שינוי סטטוס או בעת הגעת תאריך יעד מסויים.

דוגמה מעשית

המנהל מגדיר שכל פעם שמשימה מסומנת כ"תקועה", הוא יקבל הודעה אוטומטית.

שילוב מערכות חיצוניות להגדלת הפרודוקטיביות

מערכת Monday.com תומכת באינטגרציות עם כלים פופולריים כמו Slack, Outlook, Google Drive, ZOOM, Gmail,Jira ועוד המון כלים נוספים.

כל זאת כדי להגשים את החזון להיות מערכת מרכזית לניהול העבודה בארגון.

סרטון קצר בנושא

דוגמה מעשית

החברה מחברת את המערכת ל-Slack כך שכל עדכון חשוב נשלח ישירות לצוות בצ'אט.

לסיכום

מערכת Monday.com מציעה פתרון כולל לניהול פרויקטים ומשימות בארגון בצורה ויזואלית, אינטואיטיבית ואוטומטית. בין אם מדובר בעסקים קטנים או בחברות גדולות, הפלטפורמה מאפשרת מעקב קל, תקשורת יעילה ושיפור הביצועים. בעזרת הכלים הרבים שהיא מציעה, כל צוות יכול לעבוד בצורה מסודרת ולהשיג תוצאות טובות יותר.

*שאלות בנושא - מוזמנים לפנות דרך הלינק