מדריך למתחילים במאנדיי - איך להטמיע ולנהל לוח משימות בקלות

מערכת Monday.com היא פלטפורמה עוצמתית לניהול משימות ופרויקטים, המאפשרת יצירת לוחות, מעקב אחר משימות ושיפור שיתוף הפעולה בצוות. במדריך זה נלמד כיצד להתחיל לעבוד עם Monday.com בצורה היעילה ביותר, תוך שימוש בפונקציות המרכזיות של הפלטפורמה. בתור מטמיע Monday אני עושה לוחות משימות ללקוחות רבים מכל הסוגים וכל המינים ונוצרו לי כמה תובנות ושיטות עבודה עם הזמן.

1. יצירת חשבון והגדרת סביבת עבודה

   לאחר ההרשמה ל-Monday.com, השלב הראשון הוא הגדרת Workspace (סביבת עבודה). סביבת העבודה היא כמו תיקייה גדולה המכילה את כל הלוחות (Boards) הקשורים לפרויקט או למחלקה מסוימת בארגון שלך.

   כדי לראות את כל סביבות העבודה הזמינות, ניתן ללחוץ על התפריט הצדדי. כל סביבת עבודה יכולה להכיל מספר לוחות, שהם למעשה רשימת המשימות של הפרויקט / מחלקה.

2. יצירת לוח משימות (Board)

   לוח משימות מאפשר לך לעקוב אחר פרויקטים ומשימות בקלות.

   ניתן ליצור לוח חדש בשתי דרכים:

   1. בחירה מתבנית קיימת – Monday.com מציעה תבניות מוכנות לניהול פרויקטים שונים.

   2. יצירה מאפס – מאפשרת התאמה אישית מלאה של הלוח.

      כדי ליצור לוח חדש:

      לחץ על הכפתור + ובחר Board.

      תן שם ללוח, לדוגמה "ניהול משימות".

      בחר את סוג הלוח:

      Main Board – פתוח לכל המשתמשים בחשבון שלך.

      Private Board – גישה מוגבלת למשתמשים ספציפיים בלבד. (אדמין לא רואה לוח מסוג פרטי)

      Shareable Board – מאפשר שיתוף עם משתמשים חיצוניים שאינם חלק מהארגון שלך.

      לחץ על Create Board.

3. יצירת קבוצות (Groups) ומשימות (Items)

   מבנה הלוח מורכב מ-Groups (קבוצות) המאגדות משימות דומות יחד. כל קבוצה מכילה Items (משימות), שניתן לסדר ולארגן לפי הצורך.

   דוגמאות לקבוצות בלוח ניהול משימות:

   משימות פתוחות – משימות שנמצאות בתהליך עבודה.

   משימות שהושלמו – משימות שכבר בוצעו.

   ניתן לשנות את שם הקבוצה, להגדיר צבעים שונים ולארגן מחדש את הסדר של הקבוצות.

4. הוספת עמודות (Columns) לניהול נתונים

   לוח המשימות מכיל עמודות שונות שיאפשרו מעקב אחר התקדמות המשימות:

   People – הקצאת אחראי לכל משימה.

   Status – עדכון הסטטוס של המשימה (למשל: "בתהליך", "בוצע", "תקוע").

   Date – הגדרת תאריך יעד למשימות.

   Dropdown – יצירת תפריט נפתח עם אפשרויות מותאמות אישית, כמו עדיפות (נמוכה/בינונית/גבוהה).

   Files – אפשרות לצירוף מסמכים וקבצים לכל משימה.

   כדי להוסיף עמודה חדשה:

   לחץ על כפתור ה-+ בראש הלוח.

   בחר את סוג העמודה המתאימה.

5. סינון ומיון נתונים בלוח

   ניתן להשתמש בפילטרים ובחיפושים מתקדמים כדי למצוא משימות במהירות:

   חיפוש לפי מילת מפתח.

   סינון לפי אחראי (People Column).

   סינון לפי סטטוס המשימה.

   שימוש במיון (Sort) כדי לארגן את הלוח לפי סדר עדיפויות.

6. אוטומציות לחיסכון בזמן

   מערכת Monday.com מאפשרת יצירת אוטומציות לביצוע פעולות חוזרות, כמו שליחת התראות אוטומטיות או הזזת משימות בין קבוצות.

   לדוגמה:

   לחץ על Automate בפינה הימנית העליונה.

   בחר Add Custom Automation.

   הגדר כלל כמו "כאשר סטטוס משתנה ל'בוצע', העבר את המשימה לקבוצת 'משימות שהושלמו'."

7. ניהול משימות אישי – 'My Work'

   אם אתה עובד על מספר פרויקטים במקביל, תוכל לראות את כל המשימות שלך תחת לשונית "My Work", שם תוכל למצוא את כל הפריטים שהוקצו לך בלוחות השונים ומשם מאוד נוח לעדכן התקדמות.

   קיימות 2 תצוגות:

   תצוגת יומן

   תצוגת טבלה - מומלץ ללחוץ על כפתור CUSTOMIZE בצד ימין למעלה ולסדר את המידע בצורה שנוחה לכם.

8. יצירת דוחות ודשבורדים (Dashboards) למעקב חכם

   דשבורדים מאפשרים להציג מידע מכל הלוחות שלך במקום אחד:

   לחץ על + ובחר Dashboard.

   הוסף ווידג'טים להצגת סטטיסטיקות, גרפים ומידע נוסף.

   שלוט בפרויקטים וביצועים של הצוות שלך בקלות.

   קבל תובנות מהירות על התקדמות הפרויקטים, פערים בביצוע ועוד...

9. שיתוף פעולה וצ'אט בתוך משימות

   בכל משימה ניתן לנהל דיונים ולהוסיף הערות במקום אחד, במקום לשלוח מיילים בלתי נגמרים. פשוט פתח משימה, כתוב תגובה או תייג משתמש עם @username.

10. 
    

    

    צ'אט משימות - עדכונים ותקשורת

    
    

11. חיבור אפליקציות חיצוניות

    ניתן לשלב את Monday.com עם כלים חיצוניים כמו Slack, Outlook, Google Drive ועוד כדי להגדיל את הפרודוקטיביות ולייעל תהליכי עבודה.

    
    

    

    אינטגרציות

    
    

    

    אינטגרציות מובנות במערכת מאנדיי

    
    

    

    חנות אפליקציות

    
    

    

    אפליקציות שפותחו על ידי שותפים של מאנדיי ומוסיפות ערך משמעותי בעלות נוספת