יצירת רשימת משימות אוטומטית במערכת Monday.com

ניהול משימות בצורה יעילה יכול לשפר משמעותית את הפרודוקטיביות.

אם אתם משתמשים ב-Monday.com, תוכלו לייצר רשימת משימות חכמה ואוטומטית שתעזור לכם לעבוד בצורה מסודרת ויעילה.

במדריך הזה נסביר כיצד להגדיר רשימת משימות, להוסיף אוטומציות ולייעל את ניהול המשימות שלכם. אם אתם מחפשים מטמיע מאנדיי נשמח לסייע לארגון שלכם ולהטמיע לכם את פונקציית המשימות האוטומטיות.

יצירת לוח רשימת משימות

כדי להתחיל, בצעו את השלבים הבאים ליצירת לוח משימות חדש ב-Monday.com:

• גשו לפינה השמאלית העליונה ולחצו על הוספה.

• בחרו לוח חדש ותנו לו שם, למשל “רשימת המשימות של ניק”.

• בחרו את הגדרות הפרטיות של הלוח:

• ראשי – גלוי לכל המשתמשים ב-Monday.com.

• פרטי – גלוי רק לכם ולמשתמשים שתבחרו.

• ניתן לשיתוף – ניתן לשיתוף עם משתמשים חיצוניים.

•לחצו על צור לוח.

יצירת קבוצות משימות

כדי לארגן את המשימות באופן מסודר, מומלץ להגדיר קבוצות ברורות ללוח שלכם:

• לביצוע – משימות שטרם בוצעו.

• בתהליך – משימות שנמצאות בעבודה.

• הושלם – משימות שהסתיימו.

לשינוי צבעי הקבוצות, לחצו על לוח הצבעים שליד שם הקבוצה ובחרו את הצבע המתאים.

הוספת עמודות למשימות

כדי לעקוב אחרי כל משימה, מומלץ להגדיר עמודות ייעודיות. כברירת מחדל, Monday.com מספקת:

• אדם – מי שאחראי על המשימה.

• סטטוס – מצב המשימה (לביצוע, בתהליך, הושלם).

• תאריך – תאריך היעד להשלמת המשימה.

התאמת אפשרויות הסטטוס

ניתן לערוך את הסטטוסים כך שיתאימו לצורת העבודה שלכם:

• לשנות את “בתהליך” ל-doing.

• לשנות את “תקוע” ל-doing ולהתאים את הצבע.

• לשנות את “בוצע” ל-completed.

לאחר השינויים, לחצו על אישור לשמירת ההגדרות.

הפעלת מעקב אחר דדליין

ל-Monday.com יש אפשרות מצוינת לעקוב אחר תאריכי יעד. להפעלת האפשרות:

1. רחפו עם העכבר מעל עמודת התאריך.

2. לחצו על תפריט שלוש הנקודות ובחרו הגדרות.

3. הפעילו את האפשרות תאריך יעד וחברו אותה לעמודות הסטטוס והאדם.

תכונה זו תסמן משימות שהושלמו בקו חוצה ותוסיף סימון וי.

אוטומציה של הקצאת משימות

כדי לחסוך זמן, ניתן להגדיר אוטומציות שיבצעו פעולות אוטומטיות:

הקצאה אוטומטית של משימות לעצמכם

1. לחצו על אוטומציות בפינה השמאלית העליונה.

2. בחרו צור אוטומציה מותאמת אישית.

3. קבעו את ההפעלה: כאשר נוצרת משימה חדשה.

4. הגדירו את הפעולה: הקצאת המשימה לעצמכם.

5. לחצו על צור אוטומציה.

הגדרת תאריך יעד אוטומטי

אם אתם רוצים שכל משימה תקבל אוטומטית תאריך יעד שבעה ימים קדימה:

במקום לגרור משימות בין הקבוצות באופן ידני, ניתן להגדיר אוטומציה שתעשה זאת עבורכם:

הגדרת תזכורות למשימות

אם ברצונכם לקבל התראה אוטומטית יום לפני שהמשימה אמורה להסתיים:

1. גשו לאוטומציות > אוטומציה חדשה.

2. בחרו כאשר מגיע תאריך היעד, הגדירו אותו יום לפני ב-10:00 בבוקר.

3. הוסיפו תנאי: אם הסטטוס אינו “הושלם”.

4. הגדירו פעולה: שליחת התראה עם הודעה כגון “המשימה הזו דורשת טיפול!”.

5. לחצו על צור אוטומציה.

סיכום

לאחר ביצוע השלבים הללו, יש לכם רשימת משימות חכמה ומאורגנת ב-Monday.com. עם אוטומציות מתקדמות וניהול מסודר, תוכלו לייעל את העבודה שלכם ולחסוך זמן יקר