איך יוצרים משימות חוזרות ב־Monday? מדריך מקיף עם טיפים ודוגמאות

אם אי פעם ניסיתם לנהל משימות שחוזרות על עצמן בתוך Monday.com, אתם יודעים שצריך להכיר איך לבצע את הפעולה.

על ידי שימוש בדרכים יצירתיות יש כמה אפשרויות להפוך את Monday לכלי עוצמתי גם למשימות רוטיניות.

במאמר הזה נעבור על חמש שיטות שונות להטמעת Monday באמצעות אוטומציות למשימות חוזרות, בנוסף נשלב טיפים פרקטיים מהשטח, ואפילו נסיים באנקדוטה שמסכמת הכל עם קריצה. מוכנים?בואו נתחיל!

שיטה 1:

הרעיון: לחלק את המשימות לקבוצות בהתאם לתדירות החזרתיות שלהן:יומית, שבועית, דו-שבועית, חודשית וכדומה.

איך ליישם?

• מחלקים את הלוח לקבוצות על בסיס החזרתיות (כמו "משימות חודשיות", "שכר דו-שבועי" וכו').

• מפעילים אוטומציה של Monday שמעתיקה את הקבוצה כולה במרווח זמן קבוע.

  
  

  

  
  

דוגמה פרקטית: יצרתם קבוצה בשם "חודשיות", וכל 2 לחודש בשעה 9:00 בבוקר — הקבוצה הזאת משוכפלת עם משימות חדשות. כך אפשר להבטיח שכל מה שצריך להיעשות באופן קבוע — יופיע מחדש בלי שתצטרכו להזיז אצבע.

טיפ: צרו תיאור לכל אוטומציה כדי שתבינו במה מדובר, גם עוד חודש.

שיטה 2:

שימוש חוזר באייטמים

אוטומציה שמקפיצה תאריך קדימה + מעדכנת סטטוס

הרעיון: במקום לשכפל קבוצה – תעשו שימוש חוזר באייטמים שחוזרים על עצמם כל שבוע לאחר השלמתם.

מתי זה מתאים? אם כל המשימות בלוח חוזרות על עצמן באותו קצב (למשל, לוח שמכיל רק משימות שצריך לבצע כל שבוע מרגע השלמתן).

איך עושים את זה?

1. יוצרים שדה סטטוס ושדה תאריך.

2. מגדירים אוטומציה שכשסטטוס משתנה ל־"בוצע", אז:

   • תאריך נדחה בשבעה ימים.

   • הסטטוס חוזר ל"בתהליך".

דוגמה מהחיים: מיקה, יועצת פרודוקטיביות, סיפרה שיישמה את השיטה הזו עבור צוות שיווק שצריך לבצע את אותן משימות כל שבוע — וכל פעם שמשימה הושלמה, היא פשוט “מתגלגלת” לשבוע הבא.

שיטה 3:

יצירת פריט חדש בכל פעם

הרעיון: במקום לשכפל או לשנות משימות קיימות — פשוט יוצרים חדשות.

איך?

מגדירים אוטומציה: כל יום/שבוע/חודש → נוצר פריט חדש עם שם מוגדר מראש, סטטוס ותאריך יעד.

דוגמה: בכל בוקר נוצרת משימה חדשה: "לכתוב יומן יומי". הכי פשוט שיש.

יתרון: ברור לגמרי מה חדש ומה ישן

חיסרון: הלוח עלול להתמלא מהר מדי אם אין סינון או ניהול נכון

שיטה 4:

שליחת התראות חוזרות

או בשמה השני: "השיטה המטרידה" :-). לא כי היא לא עובדת — אלא כי היא מתבססת על שליחת התראות במקום יצירת משימות.

איך זה נראה?

כל שבוע, נשלחת התראה אוטומטית למשתמש: "היי, אל תשכח להכין את הדו"ח!"

מתי זה כן טוב? לתזכורות קצרות, כמו "לוודא שבוצע גיבוי", מבלי ליצור משימה בלוח.

אנקדוטה קטנה: אחד המשתמשים כתב בפורום של Monday: "איבדתי את זה כשהתחלתי לקבל תזכורות מעצמי בשעה 6:00 בבוקר… מה אני, הבוס של עצמי?!" 😂

שיטה 5:

אוטומציה לפי ערך מותאם אישית

אולי השיטה הכי חכמה ומדויקת למשתמשים מתקדמים.

הקונספט: במקום להגדיר את התדירות ברמת הלוח או הקבוצה, מוסיפים שדה "תדירות" לכל משימה (לדוגמה: יומית, שבועית, דו-שבועית).

איך זה עובד?

1. מגדירים אוטומציה: כשמשימה מוגדרת כ"בוצעה", ואם התדירות שלה היא "יומית" → שעת היעד נדחית ביום אחד, והסטטוס חוזר ל"בתהליך".

2. יוצרים גרסה נפרדת של האוטומציה לכל תדירות: שבועית, חודשית וכו'.

טיפ פרו: הוסיפו פעולה שמותירה עדכון (update) לכל משימה עם תיאור מה קרה ולמה — כך תצרו “שביל פירורים” שיקל להבין מה קרה אם משהו משתבש.

לסיום

(אבל בלי לסכם)

בין אם אתם מעדיפים שיטות ברורות ויזואלית עם קבוצות, אוטומציות חכמות לפי תוויות, או התראות פשוטות — Monday.com מאפשרת המון גמישות למי שמוכן להשקיע קצת בהגדרות.

מכירים שיטה יצירתית נוספת? ניסיתם שילוב בין כמה מהשיטות? מוזמנים לשתף — ואולי נשלב את הטיפים שלכם במאמר הבא.