מדריך להקמת לוח פורטפוליו פרויקטים ב-monday.com

במאמר זה נתאר תהליך מפורט להקמת פורטפוליו פרויקטים מרכזי ב-monday.com.

לוח זה יציג מידע מלוחות פרויקטים שונים. ויאפשר הסתכלות ובחינת הפרויקטים "ממעוף הציפור".

אם תהיו מעוניינים בהטמעת פורטפוליו לניהול פרויקטים בארגונכם על גבי מערכת מאנדיי צרו עמנו קשר ונתאם עבורכם הטמעת מאנדיי .

*שאלות ספציפיות? מוזמנים לפנות מהקישור.

הנה השלבים העיקריים להקמת לוח ניהול פרויקט מרכזי במאנדיי:

הגדרת לוחות המשנה ועמודות הקשר

ראשית, יש ליצור לוחות נפרדים לכל פרויקט (למשל, "פרויקט 1", "פרויקט 2") ולוודא שכל לוח מכיל את אותם סוגי עמודות לצורך אחידות (כגון סטטוס, ציר זמן, התקדמות ועלות).

**טיפ - מוזמנים לייצר את הלוח הראשי כולל כל העמודות שיכלול, ואז לשמור אותו כטמפלייט או לשכפל אותו ליצירת כל פרויקט נוסף עם אותן העמודות.

לאחר מכן, יש להוסיף עמודת קשר (Connections Column) בלוח המרכזי (לוח הפורטפוליו), המקשרת בין הפרויקטים.

באמצעות ערכי ברירת מחדל (Default Item Values), מגדירים שכל פריט חדש שנוצר בלוח המשנה ייקשר אוטומטית לפרויקט המתאים בלוח המרכזי.

שימוש בעמודות מראה (Mirror Columns) לאיסוף נתונים

הלוח המרכזי משתמש בעמודות מראה כדי להציג נתונים מלוחות המשנה בזמן אמת.

לדוגמה:

עמודת הסטטוס משקפת את הסטטוס העדכני מכל פרויקט.
עמודת הציר זמן (Timeline) מציגה את תאריכי היעד מכל לוח משנה.
עמודת העלות (Cost) מסכמת את העלויות מכל המשימות הקשורות לפרויקט.
עמודת ההתקדמות (Progress) מראה את אחוזי ההשלמה של כל פרויקט.

כדי להוסיף עמודת מראה, יש ללחוץ על "+" בלוח המרכזי, לבחור "Mirror", ולבחור את העמודה הרצויה מכל לוח משנה. ניתן לבחור אם להציג סכום, ממוצע או ערכים בודדים.

עדכון אוטומטי ודוגמאות

שינויים בלוחות המשנה מתעדכנים אוטומטית בלוח המרכזי.

איך מגדירים ?

פותחים את הלוח המרכזי (פורטפוליו) ולוחצים על "+" ליצירת עמודה חדשה.
בוחרים ב-"Mirror" → "Add to board".
מקשרים את העמודה ללוחות המשנה – בוחרים את הלוח והעמודה הרצויה מכל פרויקט (למשל, "סטטוס", "עלות" או "ציר זמן").
קובעים אופן הצגת הנתונים – סכום (Sum), ממוצע (Average) או ערך בודד (Single Value).

דוגמה: עדכון עלויות בפרויקטים

אם בלוח "פרויקט 1" מעדכנים עלות משימה ל-1,500$, הלוח המרכזי יציג את השינוי מייד.
אם בוחרים "Sum" בעמודת המראה, הערך בלוח המרכזי יהיה סכום העלויות מכל הפרויקטים.

עדכון אוטומטי באמצעות עמודות קשר (Connect board Columns)

עמודת קשר יוצרת קשר בין פריטים בלוחות שונים, כך ששינויים בפריט אחד משפיעים על הפריט המקושר.

איך מגדירים אותה?

יוצרים עמודת "Connect baord" בלוח המרכזי.
מקשרים אותה ללוחות המשנה – באמצעות Default Item Values, מגדירים שכל פריט חדש בלוח המשנה יתחבר אוטומטית לפרויקט המתאים.

דוגמה: שינוי סטטוס בפרויקט משנה

אם ב**"פרויקט 2"** משנים את סטטוס משימה ל-"הושלם", והלוח המרכזי מכיל עמודת מראה של "סטטוס", השינוי יופיע אוטומטית גם שם.

3. דוגמאות נוספות לעדכון אוטומטי

ציר זמן (Timeline) – אם משנים תאריך ב**"פרויקט 3", התאריך בלוח המרכזי יתעדכן.

התקדמות (Progress) – אם משימה ב"פרויקט 1"** מתקדמת ל-80%, הלוח הראשי יציג זאת.

תגיות (Tags) – שינוי קטגוריה בפרויקט מסוים ישתקף גם בלוח המרכזי.

הוספת פרויקטים חדשים

כדי להוסיף פרויקט חדש (למשל, "פרויקט 4"), משכפלים את המבנה של לוח משנה קיים ובוחרים "Duplicate Board". הלוח החדש יתחבר אוטומטית ללוח המרכזי דרך עמודת הקשר. לאחר מכן, יש להגדיר את ערכי ברירת המחדל עבור הפרויקט החדש ולוודא שכל הפריטים משויכים אליו.

סיכום

לוח מרכזי ב-monday.com מאפשר ניהול מרוכז של פרויקטים נפרדים, עם יכולת מעקב אחר סטטוס, לוחות זמנים, עלויות והתקדמות. השימוש בעמודות מראה וקשר מבטיח סינכרון נתונים בזמן אמת ומפשט את ניהול העבודה.

**טיפ - מגבלת המערכת בחיבור ללוח פורטפוליו מרכזי משתנה לפי סוג הרשיון ולכן כדאי לתכנן מראש את המבנה הנכון עבור ארגונכם.

ברשיון מסוג PRO ניתן לחבר עד 20 פרויקטים ללוח פורטפוליו מרכזי.

ברשיון מסוג ENTERPRISE ניתן לחבר עד 50 פרויקטים ללוח פורטפוליו מרכזי.

*שאלות נוספות? מוזמנים לפנות מהקישור.

New chat